Aide à la saisie des événements

Main tendue
Crédits : Photo by youssef naddam on Unsplash
Une rapide tour d'horizon pour vous aider à prendre en main le formulaire de saisie de vos événements.

Tout d'abord : déterminer si l'événement que vous êtes sur le point d'enregistrer est multi-animation ou ponctuel/simple animation.

Toutes les activités, conférences, visites, expositions, ... sont des événements ponctuels / simple animation. Certaines sont coordonnées au sein d'événements d'envergure. Si vous créez une fiche événement pour une animation d'un village de sciences par exemple, il faut bien rédiger une fiche "événement ponctuel" : seule la coordination du salon crée l'événement d'envergure. En cas de doute, référez-vous aux types détaillés plus bas (Q4).

NB : Il est préférable que les porteurs de projets créent eux-même leurs événements afin qu'ils gardent la main pour pouvoir y apporter des modifications par la suite. Le nombre important de doublons de structures type “organisation” complique la gestion des droits d'édition sur les événements.

Étape 1 : InitialisationÉtape 2 : Description ; Étape 3 : Informations pratiques ; Étape 4 : Production ; Étape 5 : Évènement lié ; Accès direct vers la modification de votre fiche organisation

 

Étape 1 : Initialisation

Q1 : Saisir un nouvel événement ou reconduire un événement passé

Un événement reconduit est un événement qui s’est tenu lors de l’édition précédente, l’année passée. Il est important de préciser le nom exact de l’événement reconduit.  

R1 :

  • Nouvel événement 
  • Reconduction d'un événement
    🡺 ouverture d’un champ d’auto-complétion (recherche de l’ancien événement ; la date s'affiche avant le titre pour que vous puissiez sélectionner la bonne occurence)

 

Étape 2 : Description

 

Attention : la présentation de votre événement s’adresse à vos publics et les textes proposés ici seront ceux affichés dans le programme de la Fête de la science. Le titre, le chapeau et la description doivent donc être courts, attractifs et compréhensibles par le plus grand nombre.

Q1 : Titre

Le titre doit être court, attractif, vulgarisé, impactant et signifiant pour un public non averti. 

Écrivez votre titre normalement, sans guillemets, ni utiliser les majuscules pour l’ensemble du texte

Q2 : Chapeau

Le chapeau est un très court texte qui permet d’accrocher l’internaute en piquant sa curiosité. Il doit mettre en avant une particularité singulière de l’événement et donner envie à l’internaute de lire la version longue pour en savoir plus. 

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information pratique figurant par ailleurs sur le formulaire.

Q3 : Image 

1 seul fichier. Libre de droits. Limité à 250 Mo. Format : paysage. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

Champ non obligatoire mais fortement recommandé ; Cette image a pour objectif d’illustrer l’événement et de donner envie à l’internaute d’en savoir plus sur l’événement. Elle est visible sur la vignette dans le programme ainsi que sur la page de l’événement une fois que l’internaute a cliqué sur la vignette.

Il ne s’agit pas d’y placer le logo d’une structure (le logo de la structure du porteur de projet peut être ajouté dans la description du profil). 

Des plateformes comme www.unsplash.com ou www.pexels.com offrent de nombreuses solutions gratuites.

L'image mise en ligne est automatiquement recadrée pour correspondre au gabarit du site. Retrouvez en bas de cette page un exemple si vous voulez créer vos propres visuels et qu'ils soient à la bonne dimension.

Q4 : Type de projet

pour le formulaire des événements d’envergure ou multi-animations

Un village des sciences est un événement se tenant sur un seul lieu et qui rassemble plusieurs animations (ou événements ponctuels) souvent sous chapiteaux ou tentes, au cœur d’une ville ou d’un village.

Un parcours scientifique est un événement rassemblant plusieurs animations (ou événements ponctuels) proposés sur des lieux différents, autour d’une thématique ou d’une quête. 

Un festival est un événement rassemblant plusieurs animations, sur un ou plusieurs lieux, autour d’activités scientifiques associant souvent le spectacle, les arts ou le divertissement.

pour le formulaire des événements ponctuels

Un événement ponctuel est un événement qui présente une animation sur un lieu.

Q5 : Indiquer si cet événement est en ligne et/ou en présentiel

Il est possible de cocher les deux cases pour les événements mixtes. 

Pour les événements en ligne ou mixtes, l’URL direct de l’événement doit être précisée ou, à défaut, l’URL du média de diffusion (compte Facebook, Youtube, page du site internet...).
 

Q6 : Texte principal / Description de l’événement

Le texte de description doit être court, attractif et compréhensible pour un public non averti. Il doit donner envie à l’internaute de participer à l’événement et le dirige vers les informations essentielles à sa visite. 

Il est possible d’importer une image dans cet espace descriptif ainsi que l’URL d’une vidéo (affiche, teaser...)

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information figurant déjà sur le formulaire. 

Q7 : Intervenants ou structure d’animation

Préciser ici par exemple les noms des intervenants d’une conférence, les noms des structures animatrices d’un atelier, les noms des personnalités et compagnies de théâtre qui proposent un spectacle… mais pas les structures qui organisent, financent ou diffusent (elles ont une section dédiée plus loin dans le formulaire).

Q8 : Thématique(s) 

Le projet s’intègre dans un ou plusieurs domaines scientifiques. Plusieurs choix possibles.

 

Étape 3 : Informations pratiques

Q9 : Lieu de l’événement

Attention : ce champ fait appel à une bases de données recensant tous les lieux. Évitez de créer des doublons ! Vérifiez que le lieu n'existe pas déjà avant de le créer et au besoin, modifiez-le. La procédure similaire à celle permettant de modifier de votre fiche organisation mais en cliquant sur "Liste des lieux" au lieu de "Contenu".

La mention du lieu est obligatoire car elle permet de localiser l’événement sur la carte, de le faire remonter à la bonne coordination pour modération et de l’afficher au programme. 

Pour un événement numérique, le lieu à préciser est celui de la structure du porteur de projet ; Le lieu ne sera pas affiché sur la page de l’événement en ligne.

Pour un événement multi-animation type parcours scientifique, il vous faut également choisir UN unique lieu qui héberge l’événement multi-animation. Vos événements individuels qui le composent seront bien visibles à leurs emplacements respectifs sur la carte. Le choix de ce lieu unique est à votre discrétion (le point de départ du parcours, un lieu emblématique, le siège de l’association, …)

Pour les événements à l’étranger, s’aider de geonames : https://www.geonames.org/ pour renseigner la latitude et la longitude du lieu. 

Q10 : Capacités

Précisez le nombre maximum de personnes que peut accueillir le lieu de l’événement

Q11 : Publics concernés

Plusieurs choix possible.

Q12 : Dates et heures

Tout événement de la Fête de la science doit avoir au moins un jour compris dans les dates officielles de l’événement. Un événement ne peut pas démarrer avant le premier jour des dates officielles.

  • Ajouter Date unique : permet d'enregistrer un événement ne se déroulant qu'une seule fois (sur une journée / sur un créneau)
  • Ajouter Dates multiples : permet d'enregistrer les événements se déroulant sur plusieurs créneaux (dans la même journée comme sur plusieurs jours). Pour chaque période renseignée (par exemple deux week-end), vous pouvez ajouter des créneaux et spécifier s'ils sont ou non réservés aux scolaires.

Q13 : Réservations

Si vous passez par un formulaire d'inscription, nous attrions votre attention sur le fait qu'il doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles). Nous vous invitons notamment à avoir recours autant que possible à des plateformes sécurisées et libres de droits, hébergées sur des serveurs européens (comme YakForms par exemple).

Q14 : Accessibilité

Ne mettez rien si vous n’êtes pas sûr ! Précisez les aménagements présents dans le champ libre en cas de doute : les personnes concernées sauront si elles peuvent réellement accéder à l'événement en question et éviterons ainsi les déconvenues.

Type d'accessibilité

  • Mobilité réduite

Aide contextuelle : Nécessite une connaissance parfaite des conditions d’accessibilité du site de l’événement, ainsi qu’une mise à hauteur des supports destinés aux animations (maquettes, expérimentations…).

  • Handicap mental

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire, avec des déambulations bien identifiées, des contenus courts et simples, une association image/texte, des discours concis et ludiques, avec l’utilisation d’un vocabulaire facile d’accès.

  • Sourds et malentendants

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire et des solutions pour tout contenu oralisé : traduction en langue des signes française ou langue française parlée complétée, sous-titrage, boucles magnétiques, visioguides…

  • Déficients visuels

Aide contextuelle : Impératif d’une signalétique claire, épurée et contrastée. Nécessite des espaces tactiles, des descriptions précises à l’oral et des effets sonores, tactiles ou odorants ; éventuellement des documents transcrits en braille ou une compensation auditive : audioguide type visite de musée, audiodescription…

 

Étape 4 : Production

page production

 

Attention : cette section fait appel à diverses bases de données. Évitez de créer des doublons ! Vérifiez au préalable que les informations de votre organisation sont à jour pour ne pas en créer une nouvelle. Faites de même pour vos partenaires.

Pour accéder à votre fiche organisation, vous devez être connecté sur le site. Cliquez sur "Contenu" (et éventuellement sur "Gérer" pour faire apparaître les champs). Vous pouvez alors avoir accès à l'ensemble des données saisies sur le site.

Tête Site

Recherchez alors votre fiche organisation en renseignant son nom dans le champ "Titre"et en cliquant sur "Appliquer".

RechCont

Vous pouvez alors modifier / mettre à jour votre fiche organisation.

Q15 :  Porteur de projet de l'événement

Indiquez l’organisation (ou structure) du porteur de projet dans le champ d'auto-complétion. Par défaut, c'est l'utilisateur qui remplit le formulaire qui sera indiqué comme organisateur si ce champ est laissé vide. Ne cliquer sur "Ajouter une nouvelle structure" que si vous n'avez pas encore enregistré votre organisation dans la base de données du site.

Les informations (contact, logo, URL, courriel…)qui apparaissent sur la page événement correspondent à celles renseignées dans la fiche de votre organisation. Elles ne sont pas modifiables dans les formulaires de saisie des événements.

Courriel de contact

Cette information est à destination de la coordination : le courriel du contact ne sera visible que par la coordination : il ne sera pas visible par le public. 

Q16 :  Autre porteurs de projet de l'événement

Ce nouveau (en 2021) champ permet de faire remonter d'autres organisations enregistrées sur le site comme co-organisatrices de l'événement en cours de saisie, au même rang que l'organisateur principal. Vous pouvez soit récupérer les informations saisies dans la fiche "organisation" de votre partenaire s'il est déjà dans la base de données du site, soit créer une nouvelle organisation. Évitez les doublons : vérifiez que votre partenaire n'existe pas déjà avant de lui créer une nouvelle fiche organisation.

Q17 : Partenaire ou autre participant impliqués dans l'événement

Ce champ permet de saisir et mettre en valeur de façon différenciée les partenaires qui vous aident à mettre en oeuvre l'événement.

Pour les partenaires "Media" et "Financier", vous pouvez rensiegner leur nom, un logo, et un lien de redirection. Sur la page de l'événement, le logo sera visible (à défaut le nom si aucun logo n'a été chargé) et renverra vers le lien s'il a été renseigné.

Pour le logo : 1 seul fichier. Limité à 250 Mo. Format paysage. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

pour l'"Appui Scientifique", le site va automatiquement récupérer les informations du laboratoire à parti de son nom ou de son numéro d'unité dans la base de données RNSR. Si une information n'est pas à jour, il faut que le laboratoire ou son établissement de tutelle effectue la mise à jour dans le dit répertoire.

 

Étape 5 : Événement lié

Q18 : Événements liés

pour le formulaire événement ponctuel
Sélectionner l’événement d’envergure (multi-animations) dans lequel s’inscrit votre événement ponctuel 

pour le formulaire événement d’envergure (ou multi-animations)  

Sélectionner les événements ponctuels qui font partie de votre événement d’envergure (ou multi-animations)

Q19 : Enregistrer sous

Permet de choisir le statut d’enregistrement de l’événement ; l’événement reste modifiable même une fois validé. Si vous apportez des modifications à votre événement alors qu'il a déjà été mis en ligne par la coordination, elles ne seront pas visibles par le public sans repasser par la modération de la coordination. Repassez votre événement à "En modération" une fois toutes vos modifications effectuées pour que la coordination puisse les valider.

En mode “Brouillon”, le projet n’est visible que par le porteur de projet.

En mode “En modération”, le projet sera visible par la coordination qui l’étudiera pour validation.

  • Brouillon
  • En modération

 

FIN

iExemple de gabarit pour les visuels : 1200 pixels de large pour 800 pixels de haut