Aide à la saisie des événements

Main tendue
Crédits : Photo by youssef naddam on Unsplash
Une rapide tour d'horizon pour vous aider à prendre en main le formulaire de saisie de vos événements.

Tout d'abord : déterminer si l'événement que vous êtes sur le point d'enregistrer est multi-animation ou ponctuel/simple animation.

Toutes les activités, conférences, visites, expositions, ... sont des événements ponctuels / simple animation. Certaines sont coordonnées au sein d'événements d'envergure. Si vous créez une fiche événement pour une animation d'un village de sciences par exemple, il faut bien rédiger une fiche "événement ponctuel" : seule la coordination du salon crée l'événement d'envergure. En cas de doute, référez-vous aux types détaillés plus bas (Q4).

NB : Il est préférable que les porteurs de projets créent eux-même leurs événements afin qu'ils gardent la main pour pouvoir y apporter des modifications par la suite. Le nombre important de doublons de structures type “organisation” complique la gestion des droits d'édition sur les événements.

 

Étape 1 : Initialisation

Q1 : Saisir un nouvel événement ou reconduire un événement passé

Un événement reconduit est un événement qui s’est tenu lors de l’édition précédente, l’année passée. Il est important de préciser le nom exact de l’événement reconduit.  

R1 :

  • Nouvel événement 
  • Reconduction d'un événement
    🡺 ouverture d’un champ d’auto-complétion (recherche de l’ancien événement)

 

Étape 2 : Description

 

Attention : la présentation de votre événement s’adresse à vos publics et les textes proposés ici seront ceux affichés dans le programme de la Fête de la science. Le titre, le chapeau et la description doivent donc être courts, attractifs et compréhensibles par le plus grand nombre.

Q1 : Titre

Le titre doit être court, attractif, vulgarisé, impactant et signifiant pour un public non averti. 

Écrivez votre titre normalement, sans guillemets, ni utiliser les majuscules pour l’ensemble du texte

Q2 : Chapeau

Le chapeau est un très court texte qui permet d’accrocher l’internaute en piquant sa curiosité. Il doit mettre en avant une particularité singulière de l’événement et donner envie à l’internaute de lire la version longue pour en savoir plus. 

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information pratique figurant par ailleurs sur le formulaire.

Q3 : Image 

1 seul fichier. Libre de droits. Limité à 250 Mo. Format : paysage. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

Champ non obligatoire mais fortement recommandé ; Cette image a pour objectif d’illustrer l’événement et de donner envie à l’internaute d’en savoir plus sur l’événement. Elle est visible sur la vignette dans le programme ainsi que sur la page de l’événement une fois que l’internaute a cliqué sur la vignette.

Il ne s’agit pas d’y placer le logo d’une structure (le logo de la structure du porteur de projet peut être ajouté dans la description du profil). 

Des plateformes comme www.unsplash.com ou www.pexels.com offrent de nombreuses solutions gratuites.

Q4 : Type de projet

pour le formulaire des événements d’envergure ou multi-animations

Un village des sciences est un événement se tenant sur un seul lieu et qui rassemble plusieurs animations (ou événements ponctuels) souvent sous chapiteaux ou tentes, au cœur d’une ville ou d’un village.

Un parcours scientifique est un événement rassemblant plusieurs animations (ou événements ponctuels) proposés sur des lieux différents, autour d’une thématique ou d’une quête. 

Un festival est un événement rassemblant plusieurs animations, sur un ou plusieurs lieux, autour d’activités scientifiques associant souvent le spectacle, les arts ou le divertissement.

pour le formulaire des événements ponctuels

Un événement ponctuel est un événement qui présente une animation sur un lieu.

Q5 : Indiquer si cet événement est en ligne et/ou en présentiel

Il est possible de cocher les deux cases pour les événements mixtes. 

Pour les événements en ligne ou mixtes, l’URL direct de l’événement doit être précisée ou, à défaut, l’URL du média de diffusion (compte Facebook, Youtube, page du site internet...).
 

Q6 : Texte principal / Description de l’événement

Le texte de description doit être court, attractif et compréhensible pour un public non averti. Il doit donner envie à l’internaute de participer à l’événement et le dirige vers les informations essentielles à sa visite. 

Il est possible d’importer une image dans cet espace descriptif ainsi que l’URL d’une vidéo (affiche, teaser...)

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information figurant déjà sur le formulaire. 

Q7 : Intervenants ou structure d’animation

Préciser ici par exemple les noms des intervenants d’une conférence, les noms des structures animatrices d’un atelier, les noms des personnalités et compagnies de théâtre qui proposent un spectacle… 

Q8 : Thématique(s) 

Le projet s’intègre dans un ou plusieurs domaines scientifiques :

  • Sciences de la vie et de la santé thématiques
  • Sciences exactes (maths, physique, chimie)
  • Science de l’environnement (agronomie, écologie, développement durable)
  • Sciences de la terre et de l’univers, espace
  • Sciences numériques
  • Sciences de l’ingénieur
  • Sciences humaines et sociales

Plusieurs choix possibles.

Épingler à la une

  • Oui
  • Non

 

Étape 3 : Informations pratiques

Q9 : Lieu de l’événement

La mention du lieu est obligatoire car elle permet de localiser l’événement sur la carte et de l’afficher au programme. 

Pour un événement numérique, le lieu à préciser est celui de la structure du porteur de projet ; Le lieu ne sera pas affiché sur la page de l’événement en ligne.

Pour un événement multi-animation type parcours scientifique, il vous faut également choisir UN unique lieu qui héberge l’événement multi-animation. Vos événements individuels qui le composent seront bien visibles à leurs emplacements respectifs sur la carte. Le choix de ce lieu unique est à votre discrétion (le point de départ du parcours, un lieu emblématique, le siège de l’association, …)

Pour les événements à l’étranger, s’aider de geonames : https://www.geonames.org/ pour renseigner la latitude et la longitude du lieu. 

Q10 : Capacités

Précisez le nombre maximum de personnes que peut accueillir le lieu de l’événement

Q11 : Publics concernés

Plusieurs choix possible.

Q12 : Dates et heures

Tout événement de la Fête de la science doit avoir au moins un jour compris dans les dates officielles de l’événement. Un événement ne peut pas démarrer avant le premier jour des dates officielles.

R12 :

  • Ajouter Date unique
  • Ajouter Dates multiples

 

Q13 : Réservations

Q13a : Contact et réservation grand public

  • Réservation
    • Entrée libre
    • Réservation obligatoire
    • Réservation conseillée
  • Lien url
  • Téléphone
  • Courriel

 

Q13b : Contact et réservation scolaire

  • Réservation
    • Entrée libre
    • Réservation obligatoire
    • Réservation conseillée
  • Lien url
  • Téléphone
  • Courriel

 

Q14 : Accessibilité

Ne mettez rien si vous n’êtes pas sûr ! 

Type d'accessibilité

  • Mobilité réduite

Aide contextuelle : Nécessite une connaissance parfaite des conditions d’accessibilité du site de l’événement, ainsi qu’une mise à hauteur des supports destinés aux animations (maquettes, expérimentations…).

  • Handicap mental

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire, avec des déambulations bien identifiées, des contenus courts et simples, une association image/texte, des discours concis et ludiques, avec l’utilisation d’un vocabulaire facile d’accès.

  • Sourds et malentendants

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire et des solutions pour tout contenu oralisé : traduction en langue des signes française ou langue française parlée complétée, sous-titrage, boucles magnétiques, visioguides…

  • Déficients visuels

Aide contextuelle : Impératif d’une signalétique claire, épurée et contrastée. Nécessite des espaces tactiles, des descriptions précises à l’oral et des effets sonores, tactiles ou odorants ; éventuellement des documents transcrits en braille ou une compensation auditive : audioguide type visite de musée, audiodescription…

Q15 : Précision sur le type d'équipement ou adaptation

 

Étape 4 : Production

 

Q16 :  Porteur de projet de l'événement

Indiquez l’organisation (ou structure) du porteur de projet. 

Les informations (contact, logo, URL, courriel…) renseignées dans la page de l’organisation (ou structure) du porteur de projet, sont affichées dans la section “Organisé par” de la page événement.

Q17 : Courriel de contact

Indiquez l’organisation (la structure) du porteur de projet. Cette information est à destination de la coordination : le courriel du contact ne sera visible que par la coordination ; il ne sera pas visible par le public. 

Q18 : Partenaire ou laboratoires impliqués dans l'événement d'envergure

  1. Partenaire, financeur ou co-organisateur (“Partenaire”)
    1. Nom du partenaire
    2. Lien url
    3. Logo
       

1 seul fichier. Limité à 250 Mo. Format paysage. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

  1. Partenaire média ou de communication (“Autre participant”)
    1. Nom du participant
    2. Lien Url
  2. Laboratoire de recherche
    1. Libellé, Sigle
    2. Lien Url

 

Étape 5 : Événement lié au sein d’un événement d’envergure

Q17 : Événements liés

pour le formulaire événement ponctuel
Sélectionner l’événement d’envergure (multi-animations) dans lequel s’inscrit votre événement ponctuel 

pour le formulaire événement d’envergure (ou multi-animations)  

Sélectionner les événements ponctuels qui font partie de votre événement d’envergure (ou multi-animations)

Q18 : Enregistrer sous

Permet de choisir le statut d’enregistrement de l’événement ; l’événement reste modifiable même une fois validé.

En mode “Brouillon”, le projet n’est visible que par le porteur de projet.

En mode “En modération”, le projet sera visible par la coordination qui l’étudiera pour validation.

  • Brouillon
  • En modération

 

FIN