Avant de démarrer :

Déterminez si l'événement que vous souhaitez créer est un événement multi-animations ou un événement ponctuel.
Un événement ponctuel (atelier, jeu, conférence, exposition, rencontre/débat, spectacle, visite…) peut être programmé de manière isolée ou faire partie d’un événement multi-animations.
Un événement est multi-animations, dès lors que deux événements ponctuels ou plus sont liés entre eux. Il y a trois types dévénement multi -animations : village des sciences, festival ou parcours scientifique.
Pour plus de détails cf plus bas (Q4).

 

Le format Nuit de la science créé en 2025 est reconduit ! Jeux, débats autour d’un verre, visites nocturnes… Tous les événements multi-animations ou ponctuels, proposés le vendredi 2 octobre en soirée (après 18h) seront valorisés sur le site officiel dans une programmation spéciale « Nuit de la science ». Pour que votre événement soit sélectionné et visible : Il doit se dérouler le vendredi 2 octobre à partir de 18h. Il doit contenir les termes « Nuit de la science » dans le titre ou dans le chapeau de présentation.

 

Si vous créez une fiche événement pour une animation rattachée à un village des sciences, il faut bien rédiger une fiche "événement ponctuel" ou "animation", c'est la personne qui coordonne  le village qui est en charge de créer l'événement multi-animations. 

Les deux fiches doivent être ensuite reliées entre elles. Pour plus de détails cf plus bas (Q18).

NB : Il est préférable que les porteurs de projets créent eux-mêmes leurs événements afin de pouvoir y apporter des modifications par la suite. Le nombre important de doublons de structures type “organisation” complique la gestion des droits d'édition sur les événements.

 

Pour saisir votre événement, suivez ces 5 étapes : 

• Étape 1 : Initialisation
• Étape 2 : Description
• Étape 3 : Informations pratiques
• Étape 4 : Production
• Étape 5 : Événement lié
• Accès direct vers la modification de votre fiche organisation

Étape 1 : Initialisation

 

 

Q1 : Saisir un nouvel événement ou reconduire un événement passé

• Nouvel événement 
• Reconduction d'un événement : un événement reconduit est un événement qui s’est tenu lors de l’édition précédente, l’année passée. Pour rechercher l’ancien événement, il est important de saisir le nom exact de l’événement reconduit dans le champ d’auto-complétion (la date s'affiche avant le titre pour que vous puissiez sélectionner la bonne occurrence).

Étape 2 : Description

 

Consignes de contenu : la présentation de votre événement s’adresse au public et les textes saisis ici seront ceux affichés dans le programme de la Fête de la science. Le titre, le chapeau et la description doivent donc être courts, attractifs et compréhensibles par le plus grand nombre.

Consignes de mise en page : Attention aux copiés-collés ! Si vous copiez un texte, nettoyez-le systématiquement avec le bouton Tx . Cette étape est indispensable pour l’accessibilité du site. L'utilisation d'émoticônes n'est pas autorisée sur le site.

Q1 : Titre

Le titre doit être court, attractif, vulgarisé, impactant et signifiant pour un public non averti. Si votre titre contient la typologie de l'événement ("Village des sciences", "Conférence" "Festival" etc), il est nécessaire d'y apporter des qualificatifs précis pour une identification claire : Village de sciences 2026 de l'IUT de Limoges, par exemple.

Écrivez votre titre normalement, sans guillemets, ni tout en majuscule et sans émoticônes.

Q2 : Chapeau

Le chapeau est un très court texte qui permet d’accrocher l’internaute en éveillant sa curiosité. Il doit mettre en avant une particularité singulière de l’événement et donner envie de lire la version longue pour en savoir plus. 

Il est recommandé de ne pas remettre ici d’informations pratiques (date, lieu et titre de l’événement) qui figurent par ailleurs sur le formulaire. 

Q3 : Image 

Choisir 1 seul fichier par événement. Libre de droits. Limité à 250 Mo. Format paysage, 1200x840px (500x350px min), 72dpi, RVB. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

Champ non obligatoire mais fortement recommandé ; cette image a pour objectif d’illustrer l’événement et de donner envie à l’internaute d’en savoir plus sur l’événement. Elle est visible sur la vignette dans le programme ainsi que sur la page de l’événement une fois que l’internaute a cliqué sur la vignette.

Le visuel ne doit pas contenir ni logo et ne doit pas être remplacé par un logo qui peut être ajouté dans la description de la structure.

Des plateformes comme www.unsplash.com ou www.pexels.com offrent de nombreuses solutions gratuites. Ces visuels sont autorisés avec l’obligation d’indiquer la mention « généré avec l’IA » dans le crédit de l’image

L'image mise en ligne est automatiquement recadrée pour correspondre au gabarit du site. Retrouvez en bas de cette page les consignes détaillées pour choisir un visuel adapté.

Si votre image ne respecte pas les critères d'accessibilité ou si elle ne respecte pas le droit d'auteur, il est préférable de laisser ce champ vide : un visuel par défaut accessible est prévu pour chaque type d'animation. Le ministère décline toute responsabilité en cas de droits non respectés. Conformément aux CGU, le contributeur s’engage à assumer les éventuelles conséquences de sa publication.

Q4 : Type de projet

Pour les événements multi-animations, les formats possibles sont : 

• Le village des sciences : un événement se tenant sur un seul lieu et qui rassemble plusieurs animations (ou événements ponctuels) souvent sous chapiteaux ou tentes, au cœur d’une ville ou d’un village.
• Le parcours scientifique : un événement rassemblant plusieurs animations (ou événements ponctuels) proposés sur des lieux différents, autour d’une thématique ou d’une quête. 
• Le festival : un événement rassemblant plusieurs animations, sur un ou plusieurs lieux, autour d’activités scientifiques associant souvent le spectacle, les arts ou le divertissement.

Pour le formulaire des événements ponctuels (une animation sur un lieu), les formats possibles sont : 

•    Atelier
•    Conférence
•    Visite
•    Exposition
•    Jeu
•    Rencontre/débat
•    Spectacle

Q5 : Indiquer si cet événement est en ligne et/ou en présentiel

Il est possible de cocher les deux cases pour les événements mixtes. 

Pour les événements en ligne ou mixtes, l’URL direct de l’événement doit être précisée ou, à défaut, l’URL du média de diffusion (compte Facebook, YouTube, page du site internet...).

Q6 : Texte principal / Description de l’événement

Le texte de description doit être court, attractif et compréhensible pour un public non averti. Il doit donner envie à l’internaute de participer à l’événement et lui indiquer les informations essentielles à sa visite. 

Il est possible d’importer une image dans cet espace descriptif ainsi que l’URL d’une vidéo (affiche, teaser...)

Il n’est pas nécessaire de remettre ici date, lieu et titre de l’événement ou toute autre information figurant déjà sur le formulaire. 

Rappel des consignes de mise en page : 

• L'utilisation d'émoticônes n'est pas autorisée sur le site
• Attention aux copiés-collés ! Si vous copiez un texte, nettoyez-le systématiquement avec le bouton Tx . Cette étape est indispensable pour l’accessibilité du site. 
• Vous pouvez ajouter des médias dans le corps du texte avec le bouton E : soit un média disponible dans la banque de médias (Liste), soit en important une image (Ajouter une image), soit en important une vidéo ou audio existant en ligne (Ajouter une vidéo et Ajouter de l’audio). Le format d’image à privilégier est 1012 x 506 pixels.

 

Q7 : Intervenants ou structure d’animation

Préciser ici par exemple les noms des intervenants d’une conférence, les noms des structures animatrices d’un atelier, les noms des personnalités et compagnies de théâtre qui proposent un spectacle… mais pas les structures qui organisent, financent ou diffusent (elles ont une section dédiée plus loin dans le formulaire).

Q8 : Thématique(s) 

Le projet s’intègre dans un ou plusieurs domaines scientifiques. Plusieurs choix sont possibles :

•    Sciences de l'environnement (Agronomie, écologie, développement durable)
•    Sciences de l'ingénieur
•    Sciences de la Terre et de l'univers, de l'espace
•    Sciences de la vie et de la santé
•    Sciences exactes (Maths, physique, chimie)
•    Sciences humaines et sociales
•    Sciences numériques
•    Sciences participatives
 

Étape 3 : Informations pratiques

Q9 : Lieu de l’événement

Attention : ce champ fait appel à une bases de données recensant tous les lieux. Évitez de créer des doublons ! Vérifiez que le lieu n'existe pas déjà avant de le créer et au besoin, modifiez-le en le recherchant dans « Mes lieux » depuis le tableau de bord. 

La mention du lieu correctement renseigné et placé sur la carte est obligatoire car elle permet de localiser l’événement, de le faire remonter à la coordination régionale pour modération et de l’afficher au programme.  

Pour la création d’une fiche lieu complète : 
 -> Il est indispensable de remettre le code postal et le nom de la commune dans la case Adresse*

 

-> Si le lieu n’est pas automatiquement placé sur la carte, l’épingle doit être placée manuellement, les champs de latitude et longitude seront mis à jour en conséquence.

Pour un événement numérique, le lieu à préciser est celui de la structure du porteur de projet. Le lieu ne sera pas affiché sur la page de l’événement en ligne.

Pour un événement multi-animation type parcours scientifique, il faut également choisir UN unique lieu de référence qui héberge la totalité ou un partie significative de l’événement multi-animations. Vos événements individuels qui le composent seront bien visibles à leurs emplacements respectifs sur la carte. Le choix de ce lieu unique est à votre discrétion : le point de départ du parcours, un lieu emblématique, le siège de l’association...

Pour les événements à l’étranger, s’aider de geonames : https://www.geonames.org/ pour renseigner la latitude et la longitude du lieu. 

Q10 : Capacités

Précisez le nombre maximum de personnes que peut accueillir le lieu de l’événement

Q11 : Publics concernés

Plusieurs choix possibles.

Q12 : Dates et heures

Tout événement de la Fête de la science doit avoir au moins un jour compris dans les dates officielles de l’événement. Un événement ne peut pas démarrer avant le premier jour des dates officielles.

• Ajouter Date unique : permet d'enregistrer un événement ne se déroulant qu'une seule fois (sur une journée / sur un créneau)
• Ajouter Dates multiples : permet d'enregistrer les événements se déroulant sur plusieurs créneaux (dans la même journée comme sur plusieurs jours). Pour chaque période renseignée (par exemple deux week-end), vous pouvez ajouter des créneaux et spécifier s'ils sont ou non réservés aux scolaires.
• Si vous programmez une action à la fois pour les scolaires et pour le grand public sur le même créneau horaire, il est nécessaire d'inscrire l'action deux fois.

Q13 : Réservations

Si vous passez par un formulaire d'inscription, nous attirons votre attention sur le fait qu'il doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles). Nous vous invitons notamment à avoir recours autant que possible à des plateformes sécurisées et libres de droits, hébergées sur des serveurs européens (comme YakForms par exemple).

Q14 : Accessibilité

Ne mettez rien si vous n’êtes pas sûr ! Précisez les aménagements présents dans le champ libre en cas de doute : les personnes concernées sauront si elles peuvent réellement accéder à l'événement en question et éviterons ainsi les déconvenues.

Type d'accessibilité

• Mobilité réduite

Aide contextuelle : Nécessite une connaissance parfaite des conditions d’accessibilité du site de l’événement, ainsi qu’une mise à hauteur des supports destinés aux animations (maquettes, expérimentations…).

• Handicap mental

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire, avec des déambulations bien identifiées, des contenus courts et simples, une association image/texte, des discours concis et ludiques, avec l’utilisation d’un vocabulaire facile d’accès.

• Sourds et malentendants

Aide contextuelle : Nécessite une signalétique claire et des solutions pour tout contenu oralisé : traduction en langue des signes française ou langue française parlée complétée, sous-titrage, boucles magnétiques, visioguides…

• Déficients visuels

Aide contextuelle : Impératif d’une signalétique claire, épurée et contrastée. Nécessite des espaces tactiles, des descriptions précises à l’oral et des effets sonores, tactiles ou odorants ; éventuellement des documents transcrits en braille ou une compensation auditive : audioguide type visite de musée, audiodescription…

Étape 4 : Production

 

 

Attention : cette section fait appel à diverses bases de données. Évitez de créer des doublons ! Vérifiez au préalable que les informations de votre organisation sont à jour pour ne pas en créer une nouvelle. Faites de même pour vos partenaires.

Pour accéder à votre fiche organisation, vous devez être connecté sur le site. Cliquez sur "Contenu" (et éventuellement sur "Gérer" pour faire apparaître les champs). Vous pouvez alors avoir accès à l'ensemble des données saisies sur le site.

Recherchez alors votre fiche organisation en renseignant son nom dans le champ "Titre"et en cliquant sur "Appliquer".

Vous pouvez alors modifier / mettre à jour votre fiche organisation.

Q15 :  Porteur de projet de l'événement

Indiquez l’organisation (ou structure) du porteur de projet dans le champ d'auto-complétion. Par défaut, c'est l'utilisateur qui remplit le formulaire qui sera indiqué comme organisateur si ce champ est laissé vide. Ne cliquer sur "Ajouter une nouvelle structure" que si vous n'avez pas encore enregistré votre organisation dans la base de données du site.

Les informations (contact, logo, URL, courriel…) qui apparaissent sur la page événement correspondent à celles renseignées dans la fiche de votre organisation. Elles ne sont pas modifiables dans les formulaires de saisie des événements.

Courriel de contact

Cette information est à destination de la coordination : le courriel du contact ne sera visible que par la coordination : il ne sera pas visible par le public. 

Q16 :  Autre porteurs de projet de l'événement

Ce nouveau champ permet de faire remonter d'autres organisations enregistrées sur le site comme co-organisatrices de l'événement en cours de saisie, au même rang que l'organisateur principal. Vous pouvez soit récupérer les informations saisies dans la fiche "organisation" de votre partenaire s'il est déjà dans la base de données du site, soit créer une nouvelle organisation. Évitez les doublons : vérifiez que votre partenaire n'existe pas déjà avant de lui créer une nouvelle fiche organisation.

Q17 : Partenaire ou autre participant impliqués dans l'événement

Ce champ permet de saisir et mettre en valeur de façon différenciée les partenaires qui vous aident à mettre en œuvre l'événement.

Pour les partenaires "Media" et "Financier", vous pouvez renseigner leur nom, un logo, et un lien de redirection. Sur la page de l'événement, le logo sera visible (à défaut le nom si aucun logo n'a été chargé) et renverra vers le lien s'il a été renseigné.

Pour le logo : 1 seul fichier. Limité à 250 Mo. Format paysage. Types autorisés : png, jpg, jpeg. 

Pour l'Appui Scientifique", le site va automatiquement récupérer les informations du laboratoire à partir de son nom ou de son numéro d'unité dans la base de données RNSR. Si une information n'est pas à jour, il faut que le laboratoire ou son établissement de tutelle effectue la mise à jour dans le dit répertoire.

Étape 5 : Événement lié

 

 

Q18 : Événements liés

Cette étape permet de relier les événements multi-animations et les animations qui les composent.

Pour le formulaire événement ponctuel : sélectionnez l’événement multi-animations dans lequel s’inscrit votre événement ponctuel 

Pour le formulaire événement multi-animations : sélectionnez les événements ponctuels qui font partie de votre événement multi-animations.

Q19 : Enregistrer sous

Permet de choisir le statut d’enregistrement de l’événement.

• En mode “Brouillon”, le projet n’est visible que par le porteur de projet.
• En mode “En modération”, le projet sera visible par la coordination qui l’étudiera pour validation.
• En mode « Validé », l’événement est visible par le public .
• Si vous modifiez votre événement après sa validation et sa mise en ligne par la coordination, les rectifications ne seront pas visibles par le public immédiatement. Il faut la ré-enregistrer en mode "En modération" et prévenir la coordination par mail pour qu'elle valide la nouvelle version. Aucune notification n'est envoyée automatiquement.